Fortell respondenten hvem du er. Oppgi navn på bedrift, organisasjon, idrettslag, borettslag, arbeidsgiver eller annen enhet du representerer. Eksempel:
Vi i Firma AS ønsker å gjennomføre en undersøkelse.
Bruk logo, fargepalett, skrifttyper og andre visuelle elementer som kjennetegner organisasjonen du representerer. Dette bygger tillit.
Fortell hva som er bakgrunnen og motivasjonen for å gjennomføre undersøkelsen. Respondenten har rett til å vite dette, og det kan gjøre han tryggere på å svare. Eksempel:
Vi i Firma AS ønsker å gjennomføre en undersøkelse for å finne ut hvor fornøyde våre kunder er med våre produkter.
Fortell hvordan respondenten har blitt plukket ut til å delta i undersøkelsen. Er han kunde? Er han arbeidstaker? Er han kursdeltaker? Eksempel:
Vi ønsker derfor å stille deg noen spørsmål i forbindelse med at du har handlet hos oss i løpet av de siste 12 månedene.
De færreste har tålmodighet til å bruke mer enn 10-15 minutter på en enkelt spørreundersøkelse. Selv 10 minutter kan virke svært lenge. Husk at du låner andres tid.
Dette betyr at du bør effektivisere spørsmålene dine. Still bare helt nødvendige spørsmål. Ikke still ekstraspørsmål som kanskje kan være nyttige å ha, men som du strengt talt ikke trenger her og nå.
Dersom spørreundersøkelsen din er for lang, kan det lett føre til at respondenten avbryter før den er fullført. Eller verre: Går lei og svarer tilfeldig på de siste spørsmålene.
Fortell respondenten på forhånd hvor lang tid det tar å svare på undersøkelsen. Eksempel:
Det tar omtrent fem minutter å svare på undersøkelsen. Vi håper du vil ta deg tid til å gi oss tilbakemelding.
Fortell respondenten om det er mulig å spore svaret tilbake til han. Fordelen med anonyme undersøkelser er at respondenten svarer ærligere på personlige spørsmål. Fordelen med ikke-anonyme undersøkelser er at svarene blir mer seriøse. Dessuten blir analysemulighetene større ettersom du kan krysskoble med andre opplysninger om respondenten. Eksempel på tekst:
Du svarer anonymt på denne undersøkelsen. Firma AS har ikke mulighet til å spore et svar tilbake til den som svarer.