Dersom du velger en åpen undersøkelse, betyr det at du retter undersøkelsen mot enhver respondent som kjenner til undersøkelsen din og som er motivert til å svare. Du når bredt, men kan oppleve en skjev fordeling av svar ettersom det oftere er de med sterke meninger som svarer på slike undersøkelser.
Eksempel på åpen undersøkelse: Du legger en nettadresse til undersøkelsen din på bedriftens hjemmesider og inviterer alle kunder til å svare.
Dersom du velger en lukket undersøkelse, betyr det at undersøkelsen rettes mot en avgrenset gruppe med navngitte respondenter. Fordelen er at du har kontroll med hvem som svarer. Men du når kanskje ikke ut så bredt som du kanskje skulle ønske?
Eksempel på lukket undersøkelse: Undersøkelse rettet mot dine nåværende kunder basert på navn hentet fra kunderegistret.
En lukket undersøkelse har en avgrenset målgruppe. Skal du spørre alle i målgruppen? Eller skal du trekke ut et utvalg? Dersom du velger det siste, sparer du kostnader knyttet til gjennomføring av undersøkelsen. Dessuten har du mulighet til å kjøre undersøkelsen oftere ettersom hver enkelt respondent ikke blir bedt om å svare hver eneste gang.
Du må imidlertid sikre deg at utvalget er representativt. Dette gjøres ved å foreta tilfeldige trekninger av respondenter fra målgruppen. Du må også sikre deg at utvalget er stort nok. Vanligvis holder det med 3-400 respondenter dersom du ikke skal gjøre avansert kryssanalyse av svarene. Den statistiske feilmarginen blir mindre jo større utvalget er. Gå til litteratur om statistikk for å finne ut hvor stort utvalget ditt bør være.
Alle spørreundersøkelser vil ha et frafall. Man kan ikke forvente at alle respondenter svarer. Men det er viktig å gjøre seg opp en mening om frafallet har et bestemt mønster som kan påvirke resultatet.
Eksempel: Man ønsker å gjennomføre en medarbeiderundersøkelse i en produksjonsvirksomhet. Halvparten av de ansatte jobber i administrasjonen og bruker egen PC. Den andre halvparten jobber på fabrikkgulvet og deler et lite antall felles PCer. Det er sannsynlig at svarandelen blant fabrikkarbeiderne blir mindre enn blant de kontoransatte.
Respondenter til lukkede undersøkelser inviteres gjerne via en e-post. Respondenter til åpne undersøkelser inviteres via mer generell markedsføring, som for eksempel en nettadresse på et web-side.
I invitasjonen bør du beskrive de samme momentene som du gjør i innledningen til undersøkelsen. Hvem er du? Hvorfor spør du? Hva skal du bruke resultatene til?
I påminnelsen bør du ydmykt oppfordre respondenten til å svare på undersøkelsen, og understreke hvor stor pris du setter på at han tar seg tid.
Man bør gi respondentene tilstrekkelig tid til å svare på undersøkelsen. Tommelfingerregler:
Det er ikke uvanlig å foreta en loddtrekning blant respondentene som har svart og dele ut premier til de heldige. Formålet er å motivere respondentene til å svare.
Premien bør være av en slik størrelse at den faktisk har effekt. Den må imidlertid ikke være så stor at den påvirker svarfordelingen.
Eksempel: Dersom man gjennomfører en undersøkelse om folks privatøkonomi, må man være forsiktig med pengepremier. Respondenter med dårlig råd vil ha et sterkere incentiv til å svare på en slik undersøkelse, og svarene kan bli skjevfordelte.
En tommelfingerregel er å la premien være varer eller gavekort til en verdi av 500 kr eller lavere. Unngå rene pengepremier.